あなたが想像する仕事ができない人って、どんな人でしょうか？
いろんなパターンが考えられますが、１つにミスばかりする人が挙がるのではないでしょうか。
上司からすれば、仕事を与えてミスばかりされたのではたまったものではありません。そのうちには、「この人には簡単な仕事だけを与えよう」と諦めてしまいます。
せっかく仕事をするなら、責任を持って取り組める大きな仕事を任されたいものです。そのためには、まずミスをなくす、という基本的なことから始めていきましょう。
なぜ仕事のミスが増えるのか？
なぜ仕事でミスをしてしまうのでしょう。
ミスには様々な原因があり、その原因別に対処しなくてはなりません。ミスの原因を探ってみると意外に単純なことで躓いていたりします。
ここでは、代表的なミスの原因を挙げていきます。あなたにも当てはまるものがないか、ぜひチェックしてみてください。
同時並行で仕事をしているから
ミスの原因の１つに、目の前の仕事に集中できていない、というものがあります。
単純に疲れから集中力が落ちているパターンもありますが、それ以外にも、そもそもの仕事の仕方が原因なこともあります。
たとえば、同時並行で仕事をしてしまう人。企画書を書いているうちに、つい事前に送ったメールの返事が気になりメールを確認してしまう。メールの返事を確認し、企画書に戻ったはいいものの、企画書の内容が前後で矛盾していた……。
１つの仕事をしているときに別の仕事をすると、ミスにつながってしまうのです。
ダブルチェックを怠るから
注文書を作成しているときに、数量を間違えたり、金額を間違えたりすると、大きな発注ミスにつながります。文書で提出している分「単純に間違えました」では済まされません。
お金が絡む場合は、どこの会社であってもダブルチェックをするものでしょう。ですが、繁忙期であったり、上司と関係が悪かったりすると、ダブルチェックを怠ってしまうビジネスパーソンも少なくありません。
他人の目を通すことは、ミスをなくすうえでは重要なことです。ダブルチェックを怠っていては、いつまで経ってもミスを減らすことはできないでしょう。
急な仕事に追われるから
急いで行った仕事にはミスがつきものです。
たとえば、上司に「２時間後の営業にお前もついて来い。資料も作っておけよ」なんて言われて焦ってつくった資料には、大概ミスがあるものです。
些細なミスであればいいのですが、営業において重要な部分にミスがあったりすると、上司だけでなく、営業先からも信用を失いかねません。
ミスを減らすという意味では、仕事はゆっくり丁寧にが基本になるのです。
これで解決！ 仕事のミスを減らす超シンプルなコツ
では、どうすれば仕事のミスを減らすことができるのでしょう。
ミスにはそれぞれ原因があるとお伝えしました。簡単なことで、それぞれの原因に的確に対処できる仕組みづくりをすればよいのです。
ここでは、誰でもできるシンプルなミスを減らすコツをご紹介していきます。ぜひ、「できる」と思ったものから挑戦してみてください。
「段取り上手」を目指す
ミスが少ない人は、ほとんどの場合「段取り上手」であることが多いです。
「段取り上手」なんて言われると、難しいことをしているように聞こえるかもしれませんが、シンプルに仕事の順番を決めてあげるだけです。
たとえば、朝一はメールを読む・返信する。お昼から企画書を書き、退社前に今日の仕事を振り返りながらまとめの作業に入る、といった具合です。
仕事の順番を決めるだけで、今何をするべきかが明確になります。つまりは、目の前の仕事に集中できるようになり、ミスが減っていくのです。
１つの仕事は「１つの区間」で終わらせる
先ほどの段取り上手の話に似てきますが、１つの仕事をしているときは、時間を区切り、その区間で終わらせることを意識しましょう。
時間を決めて仕事をすることは、集中力を高めることにも効果があります。夏休みの終わりギリギリに宿題を終わらせようと集中した経験は誰にでもあるのではないでしょうか。火事場の馬鹿力的な集中力を生むわけですね。
さらに、１つの仕事に集中するわけですから、集中力がさらに高まるというおまけつきです。
「他人の目」を入れる仕組みづくりをする
どうしても１人でミスを減らすのには限界があります。
絶対にミスをしたくない場面では、必ず「他人の目」を入れる仕組みづくりをしましょう。
自分より仕事に慣れている上司であれば最高ですが、同僚でもかまいません。たとえば、注文書に上司確認印の枠をつくりましょう。印を押すとなれば、上司も念入りにチェックしてくれます。
また、どうしても他人の目を入れられない場合は、１日時間を置く、というのも手です。注文書や企画書を作ってもすぐに提出せず、１日置いてから再チェックするのです。昨日の自分と今日の自分は別人だと思ってチェックすると、意外なミスを発見できたりしますよ。
簡単な仕組みづくりですので、ぜひ試してみてください。
ミスは「仕組みづくり」で簡単に減る
いかがでしたでしょうか。ミスが少ない人は仕事において、いろいろな「仕組みづくり」を徹底しているものです。ですが、その仕組みは意外にシンプルであったり、真似できるものであったりします。
ぜひ、真似できるなと思ったものから試してみてください。あなたのミスも簡単に減っていきますよ。