期の変わり目は異動や退職がたくさん増えます。新天地へ行く方も部署にとどまり業務をする方もいますよね。
まず、着任したところで発生するのは引継ぎ業務。しかし、引継ぎの内容がぐちゃぐちゃでなんてことたくさんありますよね。。。今回は引継ぎ業務が実際は全然引き継ぐ気ない。。と感じる点をお伝えしていきます。
引継ぎを受ける側のあるあるを言いたい~
引継ぎを受けること時に置きがちなことってたくさんありますよね。
というより基本的に引継ぎってかなりスキルが必要なんじゃないかと思わせるくらい、自分で相手に引き継ぐのもなかなか難しいものですよね。。。
引継ぎあるある。皆さんは以下のような現象にあったことはありませんか?
・引継資料にノウハウが載ってなく、やるタスクのみの記載
・資料にすべて残しました!と言われて詳細は教えてもらえない
・引継資料の内容が細すぎて何やってるかわからん
・そもそも前の担当者が、前々任から引継ぎ受けてないと言い出すパターン
簡単にどんなことかご紹介させていただきます。
引継資料にノウハウが載ってなく、やるタスクのみの記載
引継ぎを受けるにあたりよくあるのが、引継ぎ資料。そんな引継ぎ資料に書かれているのは、前の担当者のデイリーでやっているタスクやtodo。
おいおいやり方とか書いてないよね。。。という現象ありますよね。。。
資料にすべて残しました!と言われて詳細は教えてもらえない
引継ぎ資料を見ればわかる!と断言されたものの、マジで資料がわからん過ぎる。。。
この業務が俗人的なコトがすごく伝わりました。という現象ありますよね。。
引継資料の内容が細すぎて何やってるかわからん
引継ぎ資料がきれいに整っている風ではあるものの、超細かい。読む気が起きない。。そして、結局何をやればいいのかゴールが記されていない。
こんなこともありますよね。ほんとに辛いなぁと。
そもそも前の担当者が、前々任から引継ぎ受けてないと言い出すパターン
これは究極の崩壊パターン。引継ぎという概念がなく、いつもゼロから業務を探り生み出すパターン。
生産性という言葉を振りかざしてくる社会よ。本当にだめだよこんなこと。
会社の統率も取れてないぜ全く。。という現象もよくありますよね。
引継ぎを受ける側はとても不安で不満だらけ
引継ぎを受ける側は基本的にストレスしかないです。。。!資料が整っていない、引継ぎ内容に漏れがある、口頭での引継ぎのみで
目に見える形で何も残っていないなど。新しい業務を受ける憂鬱と併せてやり方がわからなくなった場合に聞ける人がいなくなるのですごくプレッシャーもあり辛い事象だったりします。
業務はなんだかんだで俗人化されているもので、テンプレートのようなオペレーションの元動かせる業務ってかなり少ないと思います。
仕事ができる人は「引継ぎ」がうまい!
グダグダな引継ぎを受けつつ、自分はちゃんとやれているか?と振り返ってください。
仕事のできる人は、引継ぎがうまいです。なんでなんでしょうか。
仕事に引継ぎって要は今何をやっているのかを明文化することとなります。やっている仕事を明文化するってなかなか難しいですよね。
引継ぎには「業務整理能力」が問われます。
業務整理能力はどんなシーンでも必要
業務整理能力ってすごく大事なことです。組織を作るうえでも汎用的にオペレーションを回して俗人化しない仕組みを作るということです。
これを意識して仕事できているかという点を今一度見直してください。
基本的に引き継ぐということは一定期間その業務をやってきたということです。
ときに慣れが出たりでもっとちゃんとやれるところをやり切れていないなどが発覚したりもします。
慣れという揺らぎを回避すべく、業務整理をし、仕組化するスキルをみんなつけておけば引継ぎはかなりスムーズにできるのではないでしょうか。
また仕組化するにあたって、担当者の明確化なども重要な事項となります。誰がやるか・責任はだれが持っているかを明確に差配することも一つのビジネススキルです。
引継ぎって案外難しいモノである一方、仕事ができるできないが見え隠れするものです!
引継ぎで求められるのは相手に対しての温もり力
これは仕事ができる人にも共通するのですが、『相手の立場に立つ』ということが業務するうえではとても大事じゃないかと思います。
引継ぎはそれがもろに現れるでしょう。
やったことない人のために説明書(引継ぎマニュアル)を準備したり、実際にやって見せたり、再現性を求められる業務です。
そこには初心者にどう教えれば円滑に進むのか?という温もり力が非常に問われることになりますよね。
引継ぎがきれい(相手の立場に立つ)と社内の評価も上がってどんどん出世するんじゃないかなーと。仕事の取り組む姿勢が問われます!
まとめ
いかがでしたか。引継ぎを受けてテンション下がってしまっているかもしれません。前担当者を恨みたくなりますが、仕事のノウハウが引継ぎには詰まっています。
改めて自分はできているかという点を考えつつ次の引継ぎの人のためにしっかりと業務整理をしたうえで新天地での業務を遂行していきましょう。
そうすればきっとビジネスマンとしての筋力が付くでしょう!何事も意味があるととらえて前向きに取り組んでいきましょう!